מיס מאנרס כנראה מעולם לא דמיינה את הדואר האלקטרוני ואת כללי הנימוס שיידרשו כשמתקשרים קנה רשימת מספרי טלפון בדרך זו, אבל עכשיו, כשהדוא"ל היה באופנה כבר עשרות שנים, יש כמה קווים מנחים ברורים המוסכמים אוניברסלית שעליכם לפעול לפיהם כדי ליצור את הרושם המקוון הטוב ביותר שלכם. אתה לא רוצה להיראות לא מקצועי, חסר השכלה, או סתם גס רוח במקרה, נכון? לֹא.
במקום זאת, קרא את חמשת הטיפים המובילים לנימוס בדוא"ל לפני שתתחבר הבא:
השב תמיד בהקדם האפשרי:
השב תמיד להודעה. גם אם אתה מקבל הודעה שלא נועדה לך, זה מנומס להשיב ולהודיע לשולח שהוא עשה טעות. אם שלחת ללא ידיעת הודעה לנמען הלא נכון וחיכית לתגובה במתח, היית רוצה שמישהו יעשה את אותו הדבר עבורך. אם אתה יכול, השב לכל אימייל תוך 24 שעות לאחר שקיבלת אותו. אם אינך יכול להגיב במהירות, הגדר מענה אוטומטי מחוץ למשרד. או אם אתה במשרד אבל עסוק, שלח תשובה שאומר שתענה על שאלות השולח בהקדם האפשרי כדי שידע שאתה לא מתעלם מהן. אף אחד לא מצפה ממך להיות דבוק למחשב שלך, לפחות הוא לא צריך, אבל הוא כן מצפה ממך להיות אמין, במיוחד כשאתה בעבודה.
צפה בטון שלך:
ללא הבעות פנים וטון קולי, קשה לפרש מילים. לכן עדיף להיות ישר במיילים. לעולם אל תשלח אימייל שאתה כותב כשאתה במצב רגש מוגבר. אם אתה כותב הודעה כועסת, שקול לשמור אותה כטיוטה ולקרוא אותה מחדש לאחר שנרגעת לפני שתלחץ על כפתור השליחה. אם אתה צריך לדבר עם מישהו על משהו שהכעיס אותך מסיבה טובה, או אם אתה צריך למסור צורה כלשהי של חדשות רעות, עדיף פשוט להרים טלפון ולהתקשר במקום. אם אתם מתמודדים עם משהו רגיש, יהיה קל יותר לתקשר באמצעות שיחה שבה הטונים הקוליים ברורים. המדריך האולטימטיבי לניטור מדיה חברתית ב-10 דקות ליום עדיף אפילו להימנע משימוש בהומור באימיילים, במיוחד כאשר מנהלים עסקים מקוונים. בדיחות וסרקזם יכולים בקלות להתפרש בצורה לא נכונה. בנוסף, אולי תחשוב שמשהו מצחיק, אבל זה לא אומר שכולם מסכימים איתך. כנראה שעדיף לא לקחת את הסיכון. אתה יכול להיות חיובי וידידותי במייל בלי לפצח בדיחות, ואתה צריך להיות. אמור תמיד "בבקשה" ו"תודה" וקרא את ההודעה שלך בקול רם לפני שליחתה אם אתה חושש שהיא עלולה להיראות קשה מדי או סתמית מדי.
כבד את הפרטיות של כולם:
מיילים נפרצים, דלפים ופשוט נשלחים לאנשים הלא נכונים בטעות כל הזמן. זו סיבה נוספת לכך שמידע רגיש צריך להימסר באופן אישי או בטלפון במקום באינטרנט. לעולם אל תכניס משהו למייל שלא תרגיש בנוח לשתף כמעט אף אחד, ליתר בטחון. זה חשוב במיוחד בעת שימוש בדוא"ל לעסקים מכיוון שהלקוחות שלך מצפים ממך לשמור על פרטיות המידע הסודי שלהם, ללא קשר לצורת התקשורת. מיילים משאירים שובל קבוע ואתה לא רוצה ללמוד זאת בדרך הקשה. אז אל תדאג להיות זהיר יתר על המידה. אחרי הכל, מידע מסוים שנשלח לאנשים הלא נכונים עלול אפילו להוביל לצרות משפטיות.
ארגן את ההודעות שלך כראוי:
בדיוק כמו רוב צורות הכתיבה, למיילים יש פורמט מוגדר שאתה צריך לעקוב אחריו אם אתה רוצה להיראות כאילו אתה יודע מה אתה עושה. קודם כל, השדה "אל" של אימייל מיועד לאנשים שיצטרכו לנקוט בפעולה בנוגע להודעה שאתה שולח. השדה "עותק" מיועד לאנשים שבהחלט צריכים להיות מעודכנים אבל אולי לא צריכים להצטרף לשיחה. השדה "עותק מוסתר" משמש בצורה הטובה ביותר באימיילים המוניים ונמענים אלה בהחלט לא צריכים להגיב. השתמש בשדה זה כאשר אתה שולח הודעה לחבורה של אנשים שאולי לא מכירים אחד את השני. זהו היבט חשוב נוסף של פרטיות הדוא"ל; אם אתה שולח אימייל המוני באמצעות "אל" או "עותק", אז אתה נותן לכולם גישה לכל כתובות האימייל הכלולות. אתה לא צריך לעשות זאת אלא אם יש לך הרשאה של כל נמען בודד.
בשלב הבא, תצטרך לכתוב שורת נושא ברורה. כל נושא חדש שאתה רוצה להעלות צריך להיות אימייל חדש, גם אם אתה מדבר עם אותו אדם שכבר פתחת איתו שרשור. אם תעשה זאת, יהיה לאנשים קל יותר להבין על מה ההודעה שלך עוסקת רק על ידי קריאת שורות הנושא, והשרשורים שלך יהיו עדכניים ורלוונטיים. שורת הנושא היא רק חלק קטן ממייל, אבל לרוב היא מה שמשכנע אנשים לפתוח את ההודעה, או מה שמשכנע אותם שלא. לרוב האנשים יש תיבות דואר נכנס על גדותיו בימינו, אז באמת השתדלו לעשות את הכותרות הקטנות האלה כמה שיותר ברורות ותמציתיות אם אתם רוצים שאנשים יקראו את המיילים שלכם. כלול ברכה חיובית בגוף האימייל שלך ושמור את שאר הדברים שיש לך לומר מאורגנים ככל האפשר כדי שיהיה נעים לקריאה.
כמו כן, חשוב לא פחות לסיים את המיילים שלך בצורה מקצועית כמו להתחיל אותם בצורה מקצועית. מומלץ להגדיר חתימה ספציפית שתופיע בסוף כל מייל שתשלח. "חתימה" זו לא צריכה לכלול רק את שמך, אלא גם את פרטי הקשר שלך. אם זה חשבון דוא"ל עסקי, הקפד לכלול גם את שם החברה שלך ואת שם העבודה שלך. אתה יכול גם לכלול דברים מהנים, כמו פרופילי המדיה החברתית שלך או תמונה, אבל וודא שאתה נשאר מקצועי ושכל הנמענים יכולים לגשת בקלות למידע הבסיסי שלך. קח את הזמן כדי לשלוח את ההודעות הנכונות, לאנשים הנכונים, עם הפורמט הנכון.
בדוק משולש את המקצועיות שלך:
"היי" ו"שלום" צריכות להיות הברכות הפחות מקצועיות שבהן אתה משתמש באימיילים עסקיים. כל דבר יותר סתמי מזה לא צריך אפילו להיחשב. כאשר פונים לאנשים, הימנעו מכינויים. בגוף האימייל שלך הימנע מסלנג, קיצור ואמוטיקונים. השתמש בסימני פיסוק מתאימים, לעומת סימני שאלה מרובים בסוף משפט. לעשות את זה, או להשתמש בכל הכובעים, נראה אגרסיבי. השתמש גם בסימני קריאה במשורה. גם אם אתה מחשיב אותם מספיק מקצועיים, ככל שאתה משתמש בהם יותר, כך זה נהיה פחות מרגש בכל פעם, מה שבסופו של דבר מביס את המטרה שלהם. הגהה, הגהה, הגהה, לשגיאות אלו וכן איות ודקדוק בסיסיים. קרא שוב הכל, כולל שורת הנושא, מספר פעמים. בדוק שלוש פעמים למי אתה שולח את ההודעה. תקשורת זהירה משתלמת ותקשורת רשלנית "כואבת".
אם אתה חושב שמה שיש לך לומר אם חשוב, אז התייחס לזה כאילו זה חשוב. זה לא משנה אם אנשים מסוימים מחשיבים תקשורת דוא"ל כבלתי פורמלית. אם אתה רוצה שייקחו אותך ברצינות, אז עדיף להישאר רשמי, אפילו באינטרנט. אנשים מחפשים לנהל עסקים עם מישהו מוכשר, יסודי, אמין, אמין ומנומס. אם תפעלו לפי הטיפים הנ"ל, אז תוכיחו את המקצועיות שלכם, גם למי שעדיין לא פגש אתכם באופן אישי.